정돈된 정보는 이해하기 쉽다. 그림으로 그려 논리를 시각화하는 것이 효과적이다. 그림으로 나타내기 어려운 뜻의 차이를 말로써 분명히 표현하는 것이 논리 도해이고, 눈으로 보듯이 장면을 그린 것이 그림 도해이다. 논리 도해는 문자가 많고, 상자와 화살표를 많이 사용하며, 논리를 정확하고 빠짐없이 표현할 때 적합하다. 그림 도해는 문자가 적고 삽화나 사진을 많이 사용하며 논리보다 '한마디로 말할 수 있는 인상'을 표현할 때 적합하다.
정보의 정리는 사고(생각)의 정리이다. 정보는 다른 곳에서 얻는 것이지만, 사고(思考)란 '정보를 바탕으로 자기 머리로 생각하여 만들어내는 것'이다. 정보 정리란 '목적에 맞게' 다른 사람에게 보이기 전 먼저 자기 생각을 정리하고 정보를 분해하고 재구성하는 작업이다. 많은 정보가 담긴 긴 글을 정리하면 구조가 눈에 보이게 되어 도해뿐 아니라, 글, 대화, 어떤 방법으로든 말이 통하기 쉬워진다.
글만 가득한 문서나 분류 없는 목록은 주의하자. 이 재료를 이용하여 요약하고 구조화하여 논리 도해를 만든 후, 여기서 패턴을 발견하는 것이 바람직한 과정이다. 생산성 향상과 성과를 낼 수 있는 방법은 1. 의식하기 : 회사가 보고서 품질을 중요시한다는 것을 명확히 했다. 2. 체계화 : 글쓰기 방법을 메뉴얼로 준비했다. 3. 관련성 : 실제 업무에서 사용할 보고서로 첨삭 지도했다. 4. 교훈화 : 첨삭을 지도할 때, 상징적인 명언과 그 실례를 사용했다.
요약이란 중요한 점을 짧게 표현한 것이다. 범주(caregory)는 이른바 항목에 해당하는 정보이고, 요점(summary)은 이 항목을 정리한 내용이다. 요약과 함께 중요한 것이 구조화이다. 구조화는 분류·병합·순서이다. 정보를 정리할 때는 반드시 생각을 정리하고 직접 판단하도록 한다. 글만 가득한 문서나 분류 없는 목록이 되지 않도록 주의한다. 요약(범주와 요점 = CS), 구조화(그룹, 패러랠, 시리즈 = GPS) 자주 등장하는 패턴을 찾는다.
효과적인 정보 정리와 표현을 위한 고급 전략과 방법은 무엇인가?
1. 정리 및 요약 전략
① 요약(Summary) 요약은 본질적인 정보를 추출해 간결하게 표현하는 것이다. 이를 위해 다음 단계를 따른다. ⓐ 핵심 포인트 추출 : 문서나 자료에서 가장 중요한 핵심 포인트를 찾아낸다. ⓑ 간결하게 표현 : 핵심 포인트를 짧고 명확하게 표현한다.
② 구조화(Structuring) 구조화는 정보를 체계적으로 정리하여 이해하기 쉽게 만드는 과정이다. 다음 단계를 따른다. ⓐ 분류(Classification) : 정보를 유사한 주제나 성격에 따라 분류한다. ⓑ 병합(Merging) : 중복되거나 비슷한 정보를 병합하여 통합한다. ⓒ 순서(Ordering) : 정보를 논리적이거나 시간 순서대로 배열한다.
2. 논리 도해와 그림 도해 활용
① 논리 도해(Logical Diagramming) ⓐ 상자와 화살표 : 상자에 주요 개념을 적고, 화살표로 이들의 관계를 명확하게 표시한다. ⓑ 텍스트 사용 : 정확한 논리를 전달하기 위해 필요한 경우 충분한 텍스트를 사용한다. ⓒ 도구 활용 : Lucidchart, Microsoft Visio 등의 도구를 사용하면 효과적으로 논리 도해를 만들 수 있다.
② 그림 도해(Visual Diagramming) ⓐ 삽화와 사진 : 직관적인 이해를 돕기 위해 적절한 삽화나 사진을 활용한다. ⓑ 간결한 문구 : 필요 최소한의 문구로 핵심 메시지를 전달한다. ⓒ 디자인 도구 활용 : Canva, Adobe Spark 등의 도구를 사용해 시각적으로 매력적인 그림 도해를 만든다.
3. 정보 정리 과정
① 목적 설정 : 정보를 정리할 때 가장 중요한 것은 목적을 명확히 설정하는 것이다. 예를 들어, 보고서의 품질을 높이는 것이 목표라면 그 목표에 맞는 정보를 수집하고 정리해야 한다.
② 생산성 향상 ⓐ 의식하기 : 목표나 목적을 항상 의식하고 작업한다. ⓑ 체계화 : 체계적인 방법을 메뉴얼로 준비하고 따른다. ⓒ 관련성 : 실제 업무나 사용 상황과의 관련성을 고려한다. ⓓ 교훈화 : 작업 과정에서 배운 점을 명언이나 사례로 정리해 둔다.
4. 자주 등장하는 패턴 찾기
① CS 패턴 (Category & Summary) ⓐ 범주(Category) : 정보를 항목별로 분류한다. ⓑ 요점(Summary) : 각 항목을 요약하여 핵심 내용을 도출한다.
② GPS 패턴 (Grouping, Parallel, Series) ⓐ 그룹(Grouping) : 관련 있는 정보를 그룹으로 묶는다. ⓑ 패러랠(Parallel) : 서로 관련된 정보를 나란히 배치하여 비교한다. ⓒ 시리즈(Series) : 순차적으로 진행되는 정보를 시간 순서대로 정렬한다.
5. 고급 전략
① 크리티컬 싱킹(Critical Thinking) : 정보를 정리할 때 단순히 정보를 나열하는 것이 아니라, 그 정보의 타당성, 신뢰성, 중요성을 비판적으로 평가한다.
② 스캐폴딩(Scaffolding) : 초기 단계에서는 기본적인 틀을 잡고, 점진적으로 더 복잡하고 정교한 구조를 만들어간다.
③ 스토리텔링(Storytelling) : 정보를 스토리 형태로 구성하여 자연스럽게 흐르도록 만든다. 이 방법은 특히 청중의 관심을 끌고 유지하는 데 효과적이다.
이 전략들과 방법들을 활용하면 정보 정리와 시각화 작업에서 높은 성과를 거둘 수 있을 것이다.
