업무 생산성을 향상시키고 능동적이고 창조적인 삶을 살기 위해 효율적으로 일하고, 더 크게 성취하는 시간 관리 습관은 무엇인가? 내가 관여하는 프로젝트와 정기 회의 중에서 가치를 창출하지 못하는 것이 무엇인가? 회의를 하는 것이 타당한지, 회의 대신 이메일이나 비실시간 소통 방식을 이용해서 진행할 수는 없는가? 생각해보고 고민해 본다.
1년에 30회 이상 수행하는 작업을 찾아내어 모두 자동화를 하거나 외주를 주도록 한다. 정해진 절차에 따라 처리할 수 있는 업무는 자동화에 적합하다. 반면 반복적으로 수행하긴 하지만 항상 같은 절차를 따르지 않는 작업은 외주를 맡기는 것이 좋다. 업무 자동화를 한다면 자동화 작업에 도움이 되는 소프트웨어를 찾아 활용해 보자. 업무 외주화를 한다면 자신이 일하는 조직 내부에서 그 일을 대신해 줄 수 있는 사람을 찾아보자. 마땅한 사람을 찾을 수 없다면 가상 비서 서비스를 이용애 업무를 일임해도 좋다.
티타임 대신 전화 통화로 도와 주기 : 커피 한 잔을 마시면서 대화할 시간을 내달라는 요청을 받는다면 먼저 그 요청을 진심으로 수락하고 싶은지 생각해 본다. 그 사람을 정말 돕고 싶거나 만나고 싶다면 직접 만나는 대신 전화 통화 약속을 잡는다. 출퇴근 시간이나 산책 시간처럼 일하지 않는 시간을 이용해 통화한다.
세 개의 폴더로 이메일 관리하기 : 받은 편지함에 새로운 하위 폴더 세 개를 만든다. 첫 번째는 '할 일', 두 번째는 '대기 중인 할 일', 세 번째는 '읽을 거리'라고 이름 붙인다. 오전에 받은 편지함을 처음 열었을 때 밤새 도착한 새 메일들을 세 개의 폴더에 분류하는 작업을 한다. 하루 중 가장 컨디션이 좋은 시간에는 '할 일' 폴더에 보관한 이메일을 처리한다. 컨디션이 저하되는 시간에는 '읽을 거리' 폴더를 확인한다. '대기 중인 할일' 폴더는 하루에 한 두번 열어보고 급하게 처리해야 할 일이 있는지 확인한다.
극단적인 시간 제한 전략으로 업무 생산성 향상하기 : 오늘 내로 끝내야 하는 일을 한 가지 선택한다. 보통 최소 두 시간 정도 걸리는 작업이 가장 좋다. 이 일을 평소 소요 시간의 절반 내로 끝낸다는 목표를 세우고 실천한다. 또한 캘린더에 이 작업 일정을 시간 블록 형식으로 입력해 놓는다.
작은 변화로 창조하는 삶(Creative Life) 습관 만들기 : 바꾸고 싶은 행동을 한 가지 생각해 본다. 더 많이 하고 싶은 일이라면 주변 환경에서 그 행동을 좀 더 쉽게 하려면 무엇을 바꿀 수 있는지 생각해 본다. 더 적게 하고 싶은 일이라면 주변 환경에서 그 행동을 좀 더 어렵게 하려면 무엇을 바꿀 수 있는지 생각해 본다.
자유 회상 기법으로 오래 기억하기 : 기사 한편이나 책 한 권을 읽었다면 다 읽은 후 기억나는 내용을 전부 종이에 적어본다. 그런 다음 다시 책이나 기사를 보면서 빠진 내용이 있는지 확인한다. 기존의 요약한 종이에 빠진 정보를 채워도 좋고 새로 요약해도 좋다. 두 번재로 요약할 때는 상세한 내용까지 기억날 것이다.
키보드 단축키 기억하기 : 컴퓨터를 사용할 때 자신이 얼마나 마우스에 많이 의존하는지 주의 깊게 살펴본다. 마우스를 주로 사용하는 작업을 목록으로 작성해 보고 각 작업에 해당하는 단축키를 찾아본다. 그런 다음 2주 동안 매일 한 개씩 새로운 단축키를 익혀본다.
| 분류 | 기능 | 단축키 | 분류 | 기능 | 단축키 | 분류 | 기능 | 단축키 |
| 기본 | 화면이동 | Space+왼쪽 드레그 | 플리곤 | 작업완료 | ESC | 인터 페이스 | 밝기 조절 | Alt+휠 |
| 확대 축소 | 마우스 휠 | 플리곤 중 찍은 점 취소 | Ctrl+Z | 인스턴스 | 인스턴스 간 이동 | Tab/Shift+Tab (역방향) | ||
| 객체 선택 | 좌클릭/S+좌클릭 | 점 추가 | Ctrl+좌클릭 | 박스 크기조절 | Ctrl+방향키/Ctrl+Shift+방향키(10px) | |||
| 객체 전체 | Ctrl+A | 점 삭제 | Alt+좌클릭 | 기능 단축키 | 십자선 | A | ||
| 복사 | Ctrl+C | 인터 페이스 | 클레스 창 열고 닫기 | Enter | 속성 복사/붙여넣기 | Ctrl+Shift+C/V | ||
| 붙여넣기 | Ctrl +V | 섬네일 표시 | Alt+P | 이전/ 다음파일 | Q/W | |||
| 복제 | Ctrl +D | 미니맵 표시 | Alt+M | 완료/체크 | Shift+S | |||
| 이미지 화면 맞춤 |
Ctrl+9 | 라벨 숨기기 | Ctrl+L | 그룹만들기/해제 | Shift+G/Ctrl+Shift+G | |||
| 저장 | Ctrl+S | 대비 조절 | Ctrl+Alt+마우스 힐 | 유효하지 않은 객체 | L(싱글 이미지)/D(시퀸스 이미지) |
업무 생산성을 향상시키고 더 큰 성취를 이루기 위해 시간 관리 습관과 전략은 무엇인가?
1. 업무의 가치 평가 및 불필요한 회의 제거
① 가치 평가 : 매주 시간을 내어 자신의 프로젝트와 정기 회의를 평가한다. 각 활동이 얼마나 가치를 창출하는지 분석한다. 이를 위해 회의 후 간단한 평가를 작성하거나, 프로젝트의 주요 목표와 직접 연관된 활동을 우선시한다.
② 회의 대체 : 회의의 목적을 명확히 하고, 꼭 필요한 경우에만 회의를 진행한다. 대체 가능한 경우 이메일, 메신저, 문서 공유 등의 비실시간 소통 방식을 사용한다.
2. 반복 작업 자동화 및 외주화
① 작업 목록 작성 : 1년에 30회 이상 수행하는 작업을 찾아 목록을 작성한다. 이 작업들을 자동화하거나 외주화할 수 있는지 평가한다.
② 자동화 도구 사용 : 자동화에 적합한 소프트웨어를 찾아 활용한다. 예를 들어, Zapier, IFTTT 등의 자동화 도구를 이용해 반복 작업을 자동화할 수 있다.
③ 외주화 : 외주가 필요한 작업은 조직 내부의 다른 사람에게 맡기거나 가상 비서 서비스를 활용한다.
3. 시간 절약을 위한 전화 통화 활용
① 티타임 대신 전화 : 직접 만나는 대신 전화 통화를 제안한다. 전화 통화는 출퇴근 시간이나 산책 시간 등 비업무 시간에 진행할 수 있다.
4. 효율적인 이메일 관리
① 세 개의 폴더 사용 : 받은 편지함에 '할 일', '대기 중인 할 일', '읽을 거리'라는 세 개의 폴더를 만들어 이메일을 분류한다. 컨디션에 따라 적절한 폴더의 이메일을 처리한다.
5. 극단적인 시간 제한 전략
① 시간 블록 설정 : 오늘 내로 끝내야 하는 일을 선택하고, 그 작업을 평소 소요 시간의 절반 내로 끝내는 목표를 세운다. 캘린더에 작업 일정을 시간 블록 형식으로 입력해 집중한다.
6. 작은 변화로 창조하는 삶 만들기
① 행동 변경 : 바꾸고 싶은 행동을 한 가지 선택한다. 더 많이 하고 싶은 일은 쉽게 접근할 수 있도록 환경을 조성하고, 더 적게 하고 싶은 일은 접근을 어렵게 한다. 예를 들어, 책을 더 많이 읽고 싶다면 책을 쉽게 꺼낼 수 있는 곳에 두고, 스마트폰 사용을 줄이고 싶다면 스마트폰을 보관하는 곳을 멀리 두는 식이다.
7. 자유 회상 기법 활용
① 내용 요약 : 기사나 책을 읽은 후 기억나는 내용을 종이에 적는다. 그런 다음 다시 확인하여 빠진 내용을 채운다. 이 과정을 통해 중요한 내용을 더 잘 기억하게 된다.
8. 키보드 단축키 익히기
① 단축키 목록 작성 : 마우스를 주로 사용하는 작업 목록을 작성하고, 해당 작업에 맞는 단축키를 찾아본다. 매일 한 개씩 새로운 단축키를 익혀서 작업 속도를 높인다.
추가 팁
① 목표 설정과 피드백 루프 : 목표를 명확히 설정하고, 주기적으로 목표 달성 여부를 점검한다. 이를 통해 자신이 진행 중인 작업의 효율성을 지속적으로 개선한다.
② 일정 관리 : 주간 일정을 미리 계획하고, 각 작업에 필요한 시간을 배정한다. 중요한 업무는 집중할 수 있는 시간대에 배치하고, 덜 중요한 업무는 여유 시간이 있을 때 처리한다.
③ 스트레스 관리 : 생산성을 높이기 위해서는 스트레스 관리도 중요하다. 규칙적인 운동, 충분한 휴식, 명상 등의 활동을 통해 정신적, 신체적 건강을 유지한다.
이러한 전략들을 통해 업무 생산성을 향상시키고, 더 능동적이고 창조적인 삶을 살 수 있을 것이다.
