업무 자동화를 통해 일 처리 속도를 높이는 방법

나를 대신해 이 일을 처리해 줄 사람을 고용하는 것이다. 1년 30회 이상 수행하는 일은 자동화를 하거나 외주를 주는 것이다. 여러 번 수행할 일이라면 외주나 자동화에 비용이 들어도 오히려 이 비용이 긍정적인 수익을 창출해낼 수 있다. 팟캐스트 에피소드를 올리는 일을 인벤티움의 가상 비서 '일레인'에게 맡기면, 반복되는 업무에서 해방될 수 있다. 매주 15분의 시간까지 추가로 얻게 된다.

매 주 또는 2주마다 반복되는 업무를 노트에 모두 적는다. 1년에 30회 이상 수행하는 작업은 반복 업무로 분류할 수 있다. 이 업무가 외주를 주거나 자동화하기에 적당한지 생각해 본다. 복사 붙여넣기 업무(보고서 작성 등), 분류 업무(받은 편지함 정리 등), 회의 일정 잡기, 각종 비용 납부 업무처럼 기본적으로 절차에 따라 처리하거나 처리할 수 있는일은 자동화하기에 적합하다.

반복적으로 수행하긴 하지만 항상 같은 절차를 따르지 않거나, 사람의 개입이 필요한 일은 자동화 보다 외주를 맡기는 것이 더 적절하다. 업무 자동화에 도움이 되는 소프트웨어를 활용한다. 나는 원고를 집필할 때 업무 자동화 툴 '재피어(Zapier)'를 이용해서 서로 다른 두 개의 프로그램을 연동시킬 수 있었다. 다양한 작업을 자동화 해주는 맥(OS) 기반의 응용프로그램 '키보드 마에스트로(Keyboard Maestro)도 추천한다.

업무 외주화의 경우 자신이 일하는 조직 내부에 업무를 맡길 수 있는 사람이 있을 수 있다. 만약 마땅한 사람을 찾을 수 없다면 외부 서비스를 이용해 보자. 인벤티움처럼 가상 비서 서비스를 이용해도 좋다.

효과적인 업무 자동화와 외주화를 통해 반복적인 업무에서 벗어나 더 중요한 일에 집중하는 전략을 마련하기 위한 구체적인 단계와 도구를 정리해 보았다.

1. 업무 목록 작성 및 분석

① 업무 목록 작성 : 매주 또는 2주마다 반복되는 모든 업무를 노트에 적는다. 각 업무의 빈도, 소요 시간, 복잡도를 함께 기록한다.

② 업무 분류 ⓐ 반복 업무 : 1년에 30회 이상 수행하는 작업. ⓑ 단순 업무 : 절차가 일정하며 자동화하기에 적합한 작업. ⓒ 복잡 업무 : 절차가 일정하지 않거나 사람의 판단이 필요한 작업.

2. 자동화 가능 업무 식별 및 도구 활용

① 자동화 가능 업무 식별 ⓐ 복사 붙여넣기 업무 : 보고서 작성, 데이터 입력 등. ⓑ 분류 업무 : 이메일 정리, 파일 정리 등. ⓒ 일정 관리 : 회의 일정 잡기 등. ⓓ 비용 납부 : 각종 고지서 납부 등.

② 자동화 도구 활용 ⓐ 재피어(Zapier) : 서로 다른 프로그램을 연동해 자동화. 예를 들어, 이메일을 받아 특정 조건에 맞는 내용을 자동으로 구글 시트에 기록. ⓑ 키보드 마에스트로(Keyboard Maestro) : 맥OS에서 다양한 작업을 자동화. 반복되는 키보드 입력, 마우스 클릭 등을 자동화하여 시간을 절약. ⓒ IFTTT (If This Then That) : 다양한 웹 서비스를 연동해 자동화. 예를 들어, 새로운 이메일이 오면 특정 폴더로 자동 분류.